Si vous êtes dans le courriel d'affaires et de l'utilisation, vous avez probablement appris à KISS (Keep It court et simple). Cependant beaucoup de gens pensent encore que la rédaction d'un e-mail doit être d'écrire une lettre à tante Sally. Les lettres sont toujours longues et détaillées. Avec e-mail, cependant, vous devez être de type laser, ou risquer de perdre votre moitié lecteur-chemin au premier alinéa.
Si vous passez beaucoup de temps avec le courrier électronique comme je le fais, vous appréciez vraiment emails qui sont courts, au point, et s'en tenir à un seul sujet (ce qui rend plus facile de trouver l'information plus tard). Utilisez beaucoup d'espace blanc pour rendre l'e-mail facile à lire. Pour ce faire, l'aide à court de 2 à 3 points phrase, et en gardant la longueur de l'e-mail à 4 ou 5 paragraphes courts. Si vous aller beaucoup plus que cela, il pourrait être mis de côté pour la lecture plus tard.
Il est également important de mettre une certaine pensée dans l'objet du message afin que le destinataire a une idée de ce que l'e-mail est sur le point. Par exemple, plutôt que de dire, "J'ai une question à vous poser", on peut dire, «Question au sujet de notre réunion de demain".
Une autre chose qui peut être très utile lors de la réponse d'avant en arrière aux e-mails est de changer la ligne de sujet si le sujet change de l'e-mail d'origine. J'ai eu du mal à trouver un e-mail par ligne d'objet lorsque la personne qui envoie l'e-mail me répond à moi et le sujet dont nous parlons ne de ne pas avoir quelque chose à voir avec la ligne Objet, pas plus.
Et voici la pointe la plus utile que je peux donner sur lasering vos messages e-mail. En ayant une discussion par courriel, pièces découpées de l'e-mail qui ne s'appliquent plus, et le lieu de votre réponse sous le paragraphe ou la phrase que vous répondez. Voici un exemple d'un dialogue par courriel:
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10-28-04 à 10:36 -07:00, vous avez écrit:
> Wow, je ne peux pas croire que les feuilles sont presque totalement dépendants des
arbres> déjà! Nous allons passer notre week-end ... comment ratisser> Et vous?
Les feuilles ont à peine commencé à tourner les couleurs ici, donc je ne
pense que nous allons ratisser pendant un certain temps.
> En fait, je voudrais aller au cinéma ce week-end, mais n'ont pas
idée> ce qui se joue. Des suggestions?
Aimez-vous les films d'animation? J'entends Tales Shark est très bonne!
> Je suis à la recherche de quelques recettes rapides et faciles que je peux concocter
> Dans une demi-heure. Si vous avez des sites Web ou des livres de cuisine> vous pouvez recommander j'apprécierais.
facile à lire Pretty, n'est-ce pas? C'est comme une conversation. Vous remarquerez que chaque réponse est cotée directement en vertu de la déclaration initiale (qui avait été réduit à seulement le message qui devait être répondu à). La plupart des programmes e-mail sera automatiquement mis la>> en face de l'e-mail d'origine, ainsi vous pouvez facilement voir qui a écrit quoi.
Si vous êtes un utilisateur professionnel d'e-mail, je vous encourage à améliorer vos compétences pour l'envoi et la réponse aux e-mail. Il vous permettra d'économiser temps et énergie afin que vous aurez plus de temps pour des choses plus grandes et mieux!
Copyright © 2004, Hanson Jean, Solution Office VA (TM)
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