Informations que nécessaires pour prendre des décisions
Il est sans conteste le fait que pour prendre des décisions, vous avez besoin d'informations. Sans information, vous êtes deviner dans le vide. Si vous devinez au lieu de décider, vous réduisez vos chances de succès avec votre entreprise.
Prise de décision d'entreprise
Une grande entreprise aura probablement, ou au moins devrait avoir, assez sophistiquée des systèmes d'information de gestion. Les systèmes seront informatisés, en apportant des informations de tous les secteurs clés de l'entreprise. L'équipe de gestion aura un processus d'examen et de suivi de ces informations, par le biais de la circulation des rapports sommaires, des réunions (ordinaires et spéciale) et des autres moyens de communication.
Ces mêmes sources d'information de gestion serviront comme base pour des décisions importantes. Rapports de ventes passées ; reports pour différents produits, procédés de fabrication, de coût et coût des centres ; renseignements sur les marchés ; matériaux, coût des rapports ; rapports de fiabilité des fournisseurs. En fonction du type de décision étant faite, tout ou partie de ceux-ci, plus encore, peut être prise en compte.
Il n'y a aucun doute que ces renseignements devraient être cruciales pour prendre des décisions clées dans cette entreprise. Toutefois, certaines entreprises tombent dans le piège de laisser le système d'information devenir un secteur intérieur en soi, sans freins et contrepoids. Si une société devient complaisante, si l'ensemble du processus devient systématique et habituelle, la valeur de ces systèmes se dissipe. Il trouve les systèmes d'information eux-mêmes dans un abîme de temps de gestion, n'apportant aucun valeur retour.
Permettez-moi d'illustrer. Le début des années 1990, il y avait une compagnie britannique internationalement connue, qui, comme la plupart des entreprises, un processus d'établissement de budget chaque année. C'était un moment important pour les décisions ; absolument essentiel dans un des marchés plus compétitifs au monde. Cette entreprise particulière était près du sommet de l'arbre, si ce n'est dans la partie supérieure. Elle a gagné une réputation pour la modernisation, l'innovation et l'efficacité, dans une industrie enlisée par intervention de l'État à travers le monde.
Le processus d'établissement de budget total dura plusieurs mois avant le début de l'année financière. Tous les gestionnaires de chaque ministère était fin prêt pour elle, et il était devenu des points saillants de l'activité de gestion. Alors, comment sont-ils allés sur comment décider du budget l'an prochain pour chaque ministère ?
Tous les niveaux, dans chaque département, leur point de départ a été le budget de l'année en cours. Chaque gestionnaire ajouterait un peu ici et là pour quelque chose de nouveau que dont ils avaient besoin de dépenser de l'argent. Nous parlons de plusieurs millions de livres ici. Puis le directeur des finances et chef de la direction, comme ils sont allés à travers leurs réunions budgétaires, obtiendrait les gestionnaires individuels à tomber un peu pour améliorer le look de base de coût. Ainsi, ils finirais avec un budget ressemble beaucoup à la dernière, que le dernier budget soit absurde.
Un an, le chef de la direction a décidé que l'ensemble du système était erronée. Il jeta sur le système de budgétisation « top down » et forcé chaque ministère à partir de zéro. Maintenant, ils devaient justifier chaque centime qu'ils ont passé pour obtenir leur budget pour l'année. Dehors, il est allé la complaisance et l'acceptation aveugle de ce qui était arrivé dans le passé. Désormais, la gestion ont été contraints de justifier ce qu'ils allaient passer. Chaque poste de dépenses est devenu une décision, plutôt que d'habitude. Habitudes de poursuivront à moins que vous « décidez » de les arrêter. Moins d'habitudes et de prendre de meilleures décisions en fin de compte désigne une rentabilité supérieure.
Je peux dire avec confiance que ces exemples de mauvaise utilisation des systèmes d'information de gestion est commune. Souvent, les utilisateurs de ces systèmes également accepter comme vérité de l'Évangile, quand en réalité il peut subsister des erreurs dans les chiffres, ou ils peuvent inclure un grand nombre des estimations. Ils peuvent, à première vue, semblent être sophistiqué, mais sous la surface, ils ne sont souvent pas.
Application des leçons de l'entreprise pour votre propre entreprise
Alors, pourquoi ai j'ai passé longtemps écrit à propos de grandes entreprises lorsque vous êtes probablement juste un one man band ?
Tout d'abord, vous aurez un avantage sur beaucoup d'autres si vous êtes pleinement conscient du fait que vous prenez des décisions d'affaires. J'ai donné l'illustration parce que vous êtes plus susceptible de se rappeler qu'à un tas de théorie. C'est un crochet pour votre mémoire, ce qui peut vous aider en se souvenant que vous passez par votre vie professionnelle, je l'espère :
« J'ai besoin de prendre des décisions fondées sur des bonnes, des informations précises et ne pas laisser ma prise de décision devient une habitude qui longe la vérité ».
C'est incroyable de voir comment différemment, vous pouvez visualiser une situation compte tenue des faits concrets, plutôt que juste votre mémoire et votre perception, mélangé avec l'émotion et l'humeur. Il y a quelques années, mon partenaire au moment voulu déposer un de notre magazines clients, parce qu'ils ont apporté à environ 300 $ par mois. Il a fallu que quelques minutes pour changer d'avis. J'ai travaillé sur le revenu à l'heure de ce magazine, et dans les 7 magazines nous avons traité, qui avait de loin le plus haut revenu par heure. C'est une décision simple, et on nous avons pu faire à cause d'une simple partie d'un système d'information très basique – un record de temps passé sur chaque client.
Il n'est pas possible, dans un court article, donner une liste exhaustive de tous les enregistrements, que vous devez conserver, et comment vous devez les utiliser, pour faciliter votre prise de décision. Quoi que vous fassiez, ne pas devenir plus amoureux avec tous les systèmes que vous mis en place pour obtenir les informations dont vous avez besoin. Vous avez besoin de précision et pertinence ; vous devez uniquement l'information nécessaire pour les décisions que vous êtes susceptible de devoir faire.
Dans votre entreprise, vous connaissez votre prix de base, marchés, clients, clients, fournisseurs et la façon dont ils interagissent au sein de votre entreprise. Pensez pendant un certain temps quel type de décisions vous allez avoir besoin à faire et vous assurer que vous aurez toujours des renseignements exacts et à jour afin de prendre ces décisions. Voici quelques conseils de clôture :
• La plupart des informations que vous aurez besoin sera de nature financière. Lorsque vous configurez vos comptes à des fins légales, utiliser un progiciel comme Quickbooks, qui permet de décomposer les chiffres dans les catégories de coûts, produits, marchés, etc.. Par exemple, si vous avez un projet de loi de support publicitaire que vous avez utilisé plus d'un produit, s'assurer que vous pouvez saisir non seulement le total (à des fins légales), mais pouvez ensuite allouer les coûts pour chacun des produits A, B et C, etc.. Cela vous donnera beaucoup d'informations qui peuvent être résumées rapidement pour prendre des décisions. De la même façon avec le produit des ventes ou des commissions. Un chèque de Clickbank peut inclure plusieurs produits ; Assurez-vous de que vous abattre.
• Essayer de maîtriser l'utilisation des feuilles de calcul. Ils peuvent servir pour des simulations ou scénarios « what if? » dans le processus décisionnel, et une fois mis en place peuvent être très puissants assistants.
• Si vous n'utilisez pas des feuilles de calcul, assurez-vous qu'ils sont 100 % juste avant de les utiliser pour la prise de décisions. En particulier, des feuilles de calcul complexes peuvent héberger des erreurs dans les formules qui n'ont pas été immédiatement évidents. Si l'information n'est pas exacte, il est dangereux ou sans valeur, habituellement tous les deux.
• Si vous épandez à votre temps entre les sources distinctes de revenus, essayer de garder un enregistrement approximatif du temps consacré à chacune. Comme un propriétaire unique avec aucun membre du personnel, le temps peut être particulièrement critique ; Il suffit d'une durée limitée chaque jour pour travailler, vous souhaitez effectuer le plus de celui-ci.
• Essayez de mettre de côté certains silencieux lorsqu'il est nécessaire de prendre une décision importante de n'importe quel genre de temps. Pensez première au sujet de l'information nécessaire prendre une bonne décision et seulement lorsque tout ce qui est en place si vous « décide ». Cela aidera à neutraliser les humeurs et les émotions qui peuvent déformer vos décisions.
• Si vous avez une décision à rendre et trouver vous n'avez pas les informations de vos dossiers, demandez-vous si vous avez besoin de modifier votre propre tenue de registres pour les décisions à venir.
Ce que j'ai visant à faire avec cette série d'articles est d'augmenter votre prise de conscience de la nécessité de séparer les affaires de prise de décision personnelle. Dans votre propre entreprise, ils se chevauchent, mais vous ferez les meilleures décisions si vous non seulement les séparer, mais les traiter différemment aussi.
J'ai aussi essayé de vous encourager à être conscients de la nécessité de recueillir des informations pertinentes que vous pourriez avoir besoin dans l'avenir pour prendre des décisions. Souvent, en cours de préparation dès le début va rendre les choses beaucoup mieux pour vous plus tard.
Comme la croissance de votre entreprise, vous devrez peut-être réfléchir à certaines des techniques et des outils de prise de décision plus sophistiqué et statistiques. Je n'entrerai pas dans ceux d'ici, il suffit de demander à retenir la leçon de la compagnie britannique, je l'ai mentionné plus tôt. Plus grand n'est pas toujours mieux. Précision et pertinence sont toujours mieux.