Un des aspects plus importants dans le monde des affaires est écrit. C'est le processus essentiel de la communication à l'intérieur d'une société et bien sûr en B2C et B2B (Business to Business) commerce (entreprise à consommateur).
Écrire des notes, lettres et rapports est la tâche quotidienne pour les employeurs et les cadres à l'intérieur de l'entreprise. Chaque entreprise suit certaines règles spécifiques à leurs besoins de communication mais ils ont tous une pierre angulaire de leurs normes ces questions essentielles :
ANALYSE INITIALE
1. C'est quoi ?
2. Quel est le but du document ?
3. Quand est-ce dû ?
4. Combien temps doit vous passer la préparation ?
5. Quels renseignements clés devrait couvrir ?
ANALYSE DE L'AUDITOIRE
1. Qui sont les lecteurs ?
2. Quelle est leur connaissance du sujet ?
3. Quelle est leur opinion sur le sujet ?
4. Quelles mesures vous voulez les prendre ?
ANALYSE DE LA PRÉSENTATION
1. Quel format devez-vous utiliser ?
2. Quel style vous suivre ?
3. Dans quel ordre doivent présenter l'information ?
4. Quelles pièces jointes devraient inclure ?
ANALYSE INITIALE
Qu'est-ce que c'est?
La première question vous demande de préciser le type de communication d'entreprise que vous allez écrire.
Quel est le but du document ?
Vous devez identifier quel est le but que vous écrivez pour. Vous devez être aussi précis que possible. Par exemple, vous pouvez écrire une note de service pour un problème spécifique avec un client dans votre société.
Quand est-ce dû ?
Si vous avez une date limite pour remplir votre lettre ou note ensuite la procédure est facile, mais si vous n'avez pas, alors vous devez déterminer par vous-même tous les faits, vous avez besoin pour remplir votre document.
Combien temps doit vous passer la préparation ?
Vous devez estimer le temps que vous allez passer pour la préparation de votre document. Par exemple, 8 heures pour contacter une lettre de proposition commerciale est raisonnable, mais dépenser 8 heures pour une note de service n'est pas raisonnable du tout.
Quelles informations clées devrait couvrir ?
Cette question définit quel genre d'information, vous devez inclure dans votre note, lettre ou de l'État. Par exemple, une lettre de proposition commerciale doit contenir toutes les exigences techniques pour la perspective possible ou pas ?
Qui sont les lecteurs ?
Dans cette étape, vous devez identifier qui est le lecteur. Est-ce un collègue ou un client important ?
Quelle est leur connaissance du sujet ?
C'est très important. Penser avec sagesse qui sont vos lecteurs. Ont-ils une connaissance décente sur le sujet, ou ils ne savent rien à ce sujet.
Si ils ont une grande familiarité avec le sujet, vous n'avez expliquer une grande partie. S'ils ont connaissance de base, alors il faut expliquer davantage afin d'être compréhensible. Enfin, si ils ne savent rien sur le sujet, vous devez analyser en détail et prenez rien pour acquis.
Quelle est leur opinion sur le sujet ?
Connaissance d'un sujet n'est pas la seule question sur votre acceptation écrite de vos lecteurs. L'opinion, qu'ils ont à ce sujet a la même importance. Votre tâche principale est de déterminer si elles ont un avis positif, négatif ou neutre sur votre sujet.
Dans la plupart des cas lorsque les lecteurs ont neutre ou positive opinion il ne sont aucun problème sérieux pour l'écrivain. En revanche, quand votre lecteur est négatif sur le sujet avec qui vous faites affaire, il faut redoubler de prudence avec votre lettre ou votre mémo.
Quelles actions vous voulez les prendre ?
Si vous avez un objectif clairement défini pour ce que vous attendez de vos lecteurs de le faire, votre écriture sera plus réussi. N'oubliez pas de préciser l'action que vous souhaitez que vos lecteurs de le faire.
Quel format devez-vous utiliser ?
Avant de vous démarrer mise en forme de votre document demande si votre entreprise a une normes de mise en forme. La plupart d'entre eux ont des normes spécifiques pour écrire des lettres, des notes et des rapports. Dans ce cas, vous devriez suivre leur.
Quel style vous suivre ?
Le style est la manière dont vous utilisez les mots, abréviations, ponctuation et autres éléments. Si votre société utilise un style spécifique, l'utiliser. Sinon suivre les normes commerciales disponibles. Capitalisation est un élément, que vous devez utiliser systématiquement.
Vous devez tirer parti des noms propres et le premier mot des phrases.
Dans quel ordre doivent présenter l'information ?
La classique norme s'applique ici aussi, qui est l'introduction, corps et conclusion.
L'introduction informe le lecteur, ce qui est tout le sujet et fournit toutes les informations nécessaires, que le lecteur doit comprendre.
Le corps met l'accent sur et d'analyser le sujet.Au cours de ce processus de toujours garder à l'esprit qu'il convient de souligner vos points selon leur importance. Le plus important devrait être premier.
La conclusion résume les points donnés dans le corps et dirige une action à prendre.
Quelles pièces jointes devraient inclure ?
La dernière question de demande vous permet de déterminer si et quelle sorte de pièces jointes vous aurrez besoin pour votre projet. Des informations supplémentaires parfois aident les lecteurs à mieux comprendre le sujet que vous avez préparé.
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